Der Erfolgsfaktor – Frachtrechnungsprüfung

Verschenken Sie auch monatlich Geld an Ihre Spediteure?

Wenn Sie keine Frachtrechnungsprüfung im Unternehmen haben tun Sie das! Und zwar Monat für Monat und Jahr für Jahr. Aber über wieviel Geld reden wir hier eigentlich?

Erfahrungsgemäß über 1 bis 3 Prozent Ihrer Frachtkosten. Bei Frachtkosten in Höhe 3 Million Euro sprechen wir über 30.000 bis 90.000 Euro pro Jahr! Damit lässt sich eine ganze Menge sinnvolleres anstellen meinen Sie nicht auch?

Aber warum haben viele Unternehmen keine 100%-ige Frachtrechnungsprüfung?

In jedem Unternehmen sind Transportkosten ein entscheidender Kostenfaktor. Doch während bei den klassischen Optimierungsmaßnahmen das Augenmerk meist auf den operativen Abläufen des Transportmanagements liegt oder Kosten durch Einkaufsmaßnahmen reduziert werden sollen, werden die administrativen Abläufe im Frachtkostenmanagement gerne vernachlässigt und das leider zu Unrecht.

Frachtrechnungsprüfung – ein MUST-HAVE für jeden Verlader!

Das Ziel einer Frachtrechnungsprüfung ist es, sicherzustellen das der abgerechnete Preis für einen Transport der Vereinbarung, bzw. Frachtrate entspricht und der Verlader nicht mehr bezahlen muss als vereinbart.

Die Berechnung von Frachtkosten ist häufig eine sehr komplizierte Aufgabe. Die Tarife und Kostenmodelle differenzieren sich deutlich von Spediteur zu Spediteur. So werden die Frachttarife volumen-, gewicht- aber auch entfernungsspezifisch gestaltet. Hierbei hat man die Wahl einzeln abzurechnen oder eine Sammelrechnung pro Abrechnungsperiode zu vereinbaren.

Als Berechnungsgrundlage können Anzahl der Pachtstücke, Gewicht, Lademeter oder ganze Container dienen. So kann es durchaus sein, dass ein Spediteur die Preise für eine Sendung nach Gesamtgewicht und Zonen verrechnet. Sein Wettbewerber dagegen berechnet nach Volumengewicht und Kilometern. Weiterhin können weitere Zuschläge für Treibstoff, Maut, Handlingkosten zur Berechnung hinzukommen. Auch Aufpreise für Lademittel und Verpackung können anfallen.

Die Komplexität der Kontrolle liegt aber nicht nur an der Zahl der Rechnung. Sie als Verlader versuchen häufig den günstigsten Anbieter zu finden und arbeiten daher mit zahlreichen Transportdienstleister zusammen, was eine Vielzahl unterschiedlicher Frachtrechnungen zur Folge hat. Jeder Dienstleister hat eigene Formate, Begrifflichkeiten und Kostenarten (hier lesen, was Sie dagegen tun können!). Bei internationalen Transporten kommen noch verschiedene Währungen und Sprachen hinzu.

Sie sehen also, dass die Kalkulation der Kosten für eine Lieferung mit einem Spediteur bereits kompliziert sein kann. Wenn Sie nun hunderte Sendungen am Tag versenden, die von diversen Carriern transportiert werden, wird dieses Vorhaben zu einer wahren Mammutaufgabe.

Welche Möglichkeiten gibt es eine Rechnungsprüfung durchzuführen?

Manuelle Frachtrechnungsprüfung:
Hier wird eine manuelle Prüfung der Rechnung vorgenommen. Der Transport auf der Rechnung wird mit dem Taschenrechner nachgerechnet und mit dem Tarif abgeglichen. Sie können sich sicher vorstellen, dass eine rein manuelle Prüfung von Sammelrechnungen z.B. für Sammelgut oder Paketdienstleister mit über 100 Seiten sehr ressourcenaufwendig ist. In der Praxis werden teilweise ganze FTEs gebunden.

Der zeitliche Aufwand für die Überprüfung von Einzelrechnungen, z.B. für Luft, oder Seetransporte steht jedoch in einem guten Verhältnis zu den meist hohen Kosten der Frachtrechnungen.

semiautomatische Frachtrechnungsprüfung:
Eine Ergänzung zur manuellen Frachtrechnungsprüfung kann eine semiautomatische Rechnungsprüfung sein. Sammelrechnungen lassen sich so mit geringem Aufwand prüfen. Die Durchführung erfolgt in der Regel auf Basis von Excel durchgeführt. Sie benötigen einen Excelexperten, der in Lage ist elektronische Rechnungen mit den Raten nachzurechnen und die Preise zu überprüfen. Leider muss man pro Dienstleister ein eigenes Exceltool schaffen, da jeder Dienstleister andere Datenformate breitstellt.

Vollautomatische Frachtrechnungsprüfung:
Alle Rechnungen werden mit Software vollständig und zu 100 % geprüft und kontiert. Wenn Sie ein Transport Management System (TMS) oder Freight Management System (FMS) im Einsatz haben sollten Sie diese Möglichkeit prüfen. Sonst können Sie den Service auch bei externen Dienstleistern einkaufen.

Die Königslösung ist das Gutschriftsverfahren. Dabei überführen Sie die Daten aus Ihrem Lagerverwaltungssystem in ihr TMS oder FMS und errechnen die Kosten für jeden Transport selbst auf Basis der Frachtvereinbarung. Statt einer Rechnung schreiben Sie dem Dienstleister eine Gutschrift. Der Vorteil ist, dass Sie den Gesamtprozess verantworten und den Prüfungsaufwand zum Dienstleister verlagern. (sehen sie hierzu auch unsere Videos).

Aus Erfahrung weiß ich, dass ein Gutschriftsverfahren große Vorteile hat. Sie benötigen zur Umsetzung viel Expertise um alle Ratenformat im System berechnen zu können. Zusätzlich ist steuerliches Know-How unabdingbar, wenn Sie international versenden. Jedes Land hat eigene Steuersätze und manche Kosten sind umsatzsteuerfrei (z.B. im Bereich der Zollkosten). Um Reklamationen und Schwierigkeiten mit den Behörden auszuschließen muss sichergestellt sein, dass das notwenige Wissen vorhanden ist.

Fazit: Grundsätzlich gilt, dass eine manuelle Prüfung besser ist als keine Frachtrechnungsprüfung!

Hier klicken (und als Auszug aus unserem Webinar auf unserem YouTube Kanal ansehen!)

Externe Vergabe an einen Frachtrechnungsprüfer

Sollten Sie eine Frachtrechnungsprüfung nicht selbstständig durchführen können, bietet sich die Vergabe an einen externen Frachtrechnungsprüfer an. Neben der Prüfung der Frachtrechnungen bekommen Sie Transparenz in Ihre Transportdaten.

Ohne Transparenz fehlt Ihnen die Grundlage für weitere Frachtkostenoptimierungen. So haben Sie auch die Möglichkeit ohne eigenes TMS oder FMS alle Transportdaten Ihres Logistiknetzwerkes standardisiert und zu jederzeit abrufbar zu haben. Auch wir, die fr8control GmbH, bietet Frachtrechnungsprüfung mit System an.

Sie suchen weitere Möglichkeiten Ihre Frachtkosten zu reduzieren?
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Die fr8control GmbH verfolgt und informiert über alle wichtigen Entwicklungen und Trends rund um die Themen Frachtkosten und Logistik. Wir sind DER Frachtkostenoptimierer für den Mittelstand und unterstützen unsere Kunden aus Industrie und Handel bei der Senkung ihrer Logistik- und Frachtkosten um bis zu 15 %. Buchen Sie Ihr kostenloses Strategiegespräch.