Frachtraten-Management: standardisiert und effizient

Frachtraten-Management: standardisiert und effizient

Durch standardisiertes Frachtraten-Management Frachtkosten optimiere

Dieser Blog beschäftigt sich mit dem Erfolgsfaktor des Frachtratenmanagements. Steigende Dieselkosten und sinkende Laderaumkapazität sind zwei Ursachen der stetig steigenden Frachtpreise der letzten Monate. Der Frachtmarkt vollzieht derzeit eine Wende vom Käufermarkt zum Verkäufermarkt. Die Entwicklung wird zusätzlich durch das Allzeithoch des Preis- und Kapazitätsindex des Transport Market Monitors von Transporeon bestätigt.

Die Ausgangslage bringt Firmen aus Industrie und Handel unter Umständen in eine unkomfortable Situation, wenn man nicht ein standardisiertes und effizientes Frachtraten-Management betreibt und bei Ausschreibungen und Verhandlung von Frachtraten einige grundlegende Punkte berücksichtigt.

Aus der Erfahrung von mehr als hundert Projekten lässt sich dies in die folgenden vier Punkte unterteilen:

  1. Standardisierung der Frachtraten Templates, bzw. der Ratecards
  2. Einsatz von Klauseln um indirekte Kosten zu vermeiden und die Frachtkosten zu optimieren
  3. Integration von logistischen Netzwerkoptimierungsaspekten in Ausschreibungen
  4. Einsatz von eRFQ Technologie zur Simulation von Ergebnisszenarien

In diesem Artikel werden die ersten beiden Punkte behandelt, während die Punkte 3 und 4 in separaten Artikeln beleuchtet werden.

Bevor dies geschieht möchten wir noch eine Aussage zum Thema Ausschreibungen tätigen:
Ausschreibungen sind ein essenzieller Bestandteil im Bereich Frachtkostenoptimierung. Zum einen sollen wettbewerbsfähige Preise gewährleistet werden und zum anderen wird der Wettbewerb im eigenen Dienstleisterpool hochgehalten. Jedoch sollte ein marginaler Preisunterschied in der Ergebnissimulation NIEMALS ein ausschlaggebender Punkt für einen Dienstleisterwechsel sein. Logistikdienstleister sollten als Partner, denn als reine Dienstleister, betrachtet werden und die Kommunikation im täglichen Geschäft sollte auf Augenhöhe stattfinden. Die Marktmechanismen sind Verlader und Logistikdienstleister gleichermaßen bewusst, aber Ausschreibungen nur aus Gründen der reinen Preisreduktion durchzuführen, sorgt unserer Erfahrung nach am Ende zu einer Loose-Loose Situation.

Standardisierung der Frachtraten Templates

Grundsätzlich gilt die Prämisse: Geschäftsprozesse immer standardisieren. Dies gilt auch für das Management von Frachtraten. Erstellen Sie aus Ihren Anforderungen und Erfahrungen heraus ein standardisiertes Frachtraten Template für Ihr Unternehmen. Bei Ausschreibungen und Preisverhandlungen sollte ausschließlich Ihr Format verwendet werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass Dienstleisterangebote direkt vergleichbar sind.

Wenn Sie eine Ausschreibung durchführen und fünf oder sechs verschiedene Angebote in unterschiedlichen Ratenformaten erhalten, ist eine Evaluation der Ergebnisse sehr schwierig und meist ohne technische Unterstützung von Simulationssoftware nicht möglich.

Zusätzlich fordern Sie den Dienstleister auf sich mit Ihren Vorgaben und Anforderungen intensiv auseinanderzusetzen. Bieten Sie jedoch jedem Dienstleister in einer Ausschreibung die Möglichkeit seinen Standard anzubieten kann dies unter Umständen dazu führen, dass Sie Angebote „von der Stange“ erhalten und Ihre individuellen Anforderungen nicht berücksichtigt werden.

Einsatz von Klauseln und Vorgaben in Ihren Frachtraten

In das eigene Frachtraten Template sollten standardmäßig einige Klauseln und Vorgaben eingearbeitet sein. Dies führt zur Optimierung der Frachtkosten durch die Vermeidung indirekter Kosten. Wir stellen Ihnen nachfolgend drei Möglichkeiten vor:

  • Rundungsregel des Gewichts (1 kg / 10 kg)
  • „same-day-same-customer“ Klausel (SDSC)
  • Customer- Advantage-Clause (CAC)
Richtiges Runden von Frachtraten

Verlader sollten Preise pro Kilogramm oder Preise pro 100 kg anfragen und eine „spitze Abrechnung“ anstreben; d.h. eine Abrechnung auf 1 kg. Alternativ kann man sich auf eine Aufrundung auf die nächsten vollen 10 kg einigen. Dies könnte für eine Preisstaffel mit €/100 kg-Preisen wie folgt aussehen:

Von kg 0 50 100 150
Von Nach Bis kg 50 100 150 200
DE-42 DE-43 10,00 € 9,00 € 8,00 € 7,00 €

Spitze Abrechnung: Frachtkosten für 143 kg

8 € / 100 kg = 0,08 € x 143 kg = 11,44 € Frachtkosten

Rundung auf die nächsten vollen 10 kg: Frachtkosten für 143 kg aufgerundet auf 150 kg

8 €/ 100 kg = 0,08 € x 150 kg = 12,00 € Frachtkosten

Die Differenz zwischen den beiden Varianten beträgt 0,56 €. Einigen sich Verlader und Dienstleister auf die Rundung auf die nächsten 10 kg ist dies im kooperativen Sinne eine faire Einigung zwischen „spitzer“ Abrechnung und der vom Dienstleister meist bevorzugten Rundung auf die nächsten vollen 100 kg.

Anmerkung:
Haben Verlader sperrige Waren bei denen das Verhältnis aus Gewicht und Volumen stark abweicht empfiehlt sich der Einsatz eines Volumenfaktors, zum Beipsiel 1m³ = 300 kg.

„same-day-same-customer“ Klausel

Diese Klausel sieht vor, dass Aufträge die am gleichen Tag für den gleichen Kunden Endkunden vom gleichen Dienstleister transportiert werden als ein Transport abgerechnet werden. Es kommt häufig vor, dass Endkunden mehrere Bestellungen aufgeben und diese auf Grund der Abwicklung im Tagesgeschäft in mehreren Kommissionieraufträgen prozessiert und verpackt werden.

Bei einer Schnittstelle zwischen dem ERP-Systems des Verladers und dem Logistikdienstleister werden in der Folge mehrere Datensätze, bzw. Transportaufträge für den exakt gleichen Endkunden übermittelt. In der operativen Abwicklung holt der Logistikdienstleister im Regelfall alle Aufträge mit einer Abholung ab und stellt diese auf einem Zustellfahrzeug beim Endkunden zu.

In der Abrechnung werden jedoch alle Aufträge separat gemäß Frachtvereinbarung abgerechnet. Der Einsatz der „same-day-same-customer“ Klausel sieht vor, dass alle Aufträge als ein einziger Transport abgerechnet werden. Im nachfolgenden Beispiel sehen wir uns den kalkulatorischen Effekt zwischen diesen beiden Abrechnungsverfahren anhand der oberen Preisstaffel an:

Von kg 0 50 100 150
Von Nach Bis kg 50 100 150 200
DE-42 DE-43 10,00 € 9,00 € 8,00 € 7,00 €

Berechnung der 3 Einzelaufträge mit Aufrundung auf die nächsten 10 Kilogramm:

  1. Auftrag: 43 kg -> 50 kg          = 9,00 € / 100 =  0,10 € x 50 kg = 4,50 €
  2. Auftrag: 21 kg -> 30 kg          = 10,00 € / 100 = 0,10 € x 30 kg = 3,00 €
  3. Auftrag: 112 kg -> 120 kg      = 8,00 / 100 = 0,08 € x 120 kg = 9,60 €
                                                                                            Total: 17,10 €

Berechnung mit der „same-day-same-customer“ Klausel:

  1. Summe der Einzelgewichte: 43 kg + 21 kg + 112 kg = 176 kg -> 180 kg
  2. 7,00 € / 100 = 0,07 € x 180 kg = 12,60 €

Die Differenz liegt in diesem Beispiel bei 4,50 €. Berücksichtigen wir nun, dass es sich um ein Einzelbeispiel handelt und denken an große monatliche Sammelrechnungen, kann man sich leicht vorstellen, dass schnell Differenzen von mehreren Tausend Euro pro Jahr zusammenkommen.

Customer-Advantage-Clause

Der Einsatz der Customer-Advantage-Clause sorgt dafür, dass Frachtkosten für höhere Gewichte niemals günstiger sein können als Frachtkosten für niedrigere Gewichte. Die Entwicklung einer konsistenten Frachtrate sieht vor, dass Frachtkosten mit steigendem Gewicht ebenfalls steigen. Die Customer-Advantage-Clause berücksichtigt diesen Grundsatz, indem neben den Kosten für das frachtpflichtige Gewicht auch die Kosten für das niedrigste Gewicht der nächst höheren Gewichtsstaffel berechnet wird. Sind die Frachtkosten der nächsten Gewichtsstaffel niedriger als die Frachtkosten nach frachtpflichtigem Gewicht, so kommen diese Frachtkosten zur Abrechnung.

Entscheiden Sie sich für den Einsatz der Customer-Advantage-Clause in Ihren Frachtraten, müssen Sie sicherstellen, dass der Logistikdienstleister die Klausel in seinem System bei der Abrechnung auch umsetzen kann. Ansonsten ist eine falsche Abrechnung vorprogrammiert. Weiterhin sollte aus Gründen der Transparenz und Fairness klar sein, was die Klausel beinhaltet und bewirkt. Zur nachhaltigen Vermittlung der Technik finden Sie nachfolgend ein Anwendungsbeispiel.

Standardmäßige Berechnung gemäß Preisstaffel mit spitzer Abrechnung:

Ein Transport über 147 kg: 8,00 € / 100 kg = 0,08 € x 147 kg = 11,76 €

Anwendung der Customer-Advantage-Clause und Berechnung des niedrigsten Gewichtes in der nächsthöheren Gewichtsstaffel mit spitzer Abrechnung:

  • Die nächsthöhere Gewichtsstaffel ist 150 – 200 kg. Das niedrigste Gewicht dieser Staffel entspricht 151 kg.
  • CAC-Berechnung für 151 kg: 7,00 € / 100 kg = 0,07 € x 151 kg = 10,57 €.

In diesem Beispiel kommen bei der Berechnung der Frachtkosten die 151 kg zur Abrechnung, da nach Anwendung der Customer-Advantage-Clause die Kosten um 1,19 € niedriger sind, verglichen mit den Kosten nach frachtpflichtigem Gewicht.

Zusammenfassung

Durch die Standardisierung von Frachtraten Templates können Verlader sicherstellen, dass bei Ausschreibungen eine Vergleichbarkeit der Angebote möglich ist. So wird eine aufwändige Simulation mit verschiedenen Angeboten in unterschiedlichen Formaten vermieden.

Bei der Erstellung von Frachtraten Templates können verschiedene Klauseln und Vorgaben berücksichtigt und integriert werden. Die Anwendung der Klauseln sollte transparent kommuniziert werden und der Logistikdienstleister muss die Anforderung verstehen. Das gemeinsame Verständnis vorausgesetzt, vermeiden die drei beschriebenen Beispiele zu hohe Frachtkosten.

Das richtige und standardisierte Management von Frachtraten ist ein Baustein für nachhaltige Frachtkostenoptimierung.