Frachtausschreibungen: Einsatz von Simulationssoftware

Mit steigender Komplexität von Frachtausschreibungen erhöht sich parallel der Schwierigkeitsgrad valide Ergebnisszenarien zu simulieren. Es ergeben sich hohe Anforderungen, die den Einsatz von Simulationssoftware zur Evaluierung der Ergebnisse erforderlich machen. Treiber einer erhöhten Komplexität sind typischerweise:

• unterschiedliche Frachtratenformate in einem RFQ
• komplexer Frachtratenaufbau (Rundung, €/100 kg-Preise, CAC inkludiert, etc.)
• hohe Anzahl Transporte, die simuliert werden müssen
• hohe Anzahl zu berechnender Ergebnisszenarien

Zur besseren Veranschaulichung umreißen wir nun zwei verschiedene Beispiele in denen wir herausarbeiten, bis zu welchem Komplexitätsgrad eine Auswertung in Excel möglich ist und ab welcher Grenze der Einsatz einer Simulationssoftware sinnvoll ist.

Beispiel für eine Frachtausschreibung in Excel

Auch in Zeiten der Digitalisierung wird Excel heute in fast allen Unternehmensbereichen eingesetzt. Es zeichnet sich durch seine hohe Flexibilität und intuitive Bedienbarkeit aus. Es wird gerne eingesetzt um mehrere Datenquellen zu konsolidieren und in einer Tabelle weiterzuverarbeiten. Typische Aufgabenbereiche für Excel sind das Controlling oder Projektkalkulationen. Bezogen auf den Kontext unserer Ausschreibungsthematik kann ein Beispiel wie auf dem folgenden Screenshot aussehen.

In dieser Ausschreibung werden vier Relationen von DE-42 in vier Postleitzahlengebiete Deutschlands mit 409 Transporten angefragt. Es handelt sich um reine FTL Transporte. Neben unseren Ist-Kosten haben drei Spediteure Preise abgegeben.

Wie der Screenshot zeigt ist eine Simulation der Ausschreibungsergebnisse schnell in Excel vollzogen. Mit der Nutzung weniger Spalten und durch den Einsatz einiger Formeln wurde eine übersichtliche Darstellung der Ergebnisse erstellt. Die günstigsten Angebote pro Relation sind farblich markiert und am Ende der Übersicht wird ein Bestpreisszenario ausgerechnet und die potentiellen Einsparungen in Euro und Prozent ausgewiesen und mit den historischen Kosten verglichen.

Beim Einsatz von Simulationssoftware in diesem Fall wäre das Sprichwort „mit Kanonen auf Spatzen geschossen“ angebracht. Aufgrund der geringen Anzahl von Angeboten und der Abfrage eines fixen Preises pro FTL ist der Einsatz von Excel für diese Ausschreibung völlig ausreichend.

Einsatz von eRFQ Tools setzt eine normierte Baseline voraus

Eine andere Ausgangssituation liegt vor, wenn eine Frachtausschreibung von einem Werk ausgehend in alle europäischen Empfangsländer durchgeführt werden soll. Eine solche Ausschreibung beinhaltet im Regelfall mehrere tausend Transporte in verschiedenen Arten: Stückgutsendungen, LTL Sendungen und FTL Transporte. Die unterschiedlichen Transportarten werden in der Regel von verschiedenen Logistikdienstleistern durchgeführt.

Denken wir an unser simples Fallbeispiel zurück, wird schnell deutlich, dass wir alleine zur Erhebung der historischen Daten, der sogenannten Baseline, durch die verschiedenen Dienstleister mehrere Datenquellen benötigen. Unterschiedliche Datenquellen bedeuten unterschiedliche Formate, die zur späteren Simulation erst in ein standardisiertes Format gebracht werden müssen.

Die Grundvoraussetzung einer jeden Simulationssoftware ist der Input der Baseline in einem standardisierten Format. Das setzt voraus, dass verschiedene Datenquellen im Vorfeld konsolidiert und normiert werden.

Notwendigkeit eines umfangreichen Frachtraten Templates

Nach der Erstellung der Baseline muss das Frachtraten Template für die Dienstleister erstellt werden, die an der Ausschreibung teilnehmen. Aufgrund der verschiedenen Transportarten und hohen Anzahl an Transporten in der Baseline wird das Frachtraten Template von Kleinstsendungen bis zum FTL alle Preissegmente beinhalten.

Ein Beispiel für den Aufbau eines solchen Frachtraten Templates finden Sie in unserem vorherigen Artikel. Zusätzlich gesteigert wird die Komplexität durch die Vielzahl unterschiedlicher Relationen in die verschiedenen Länder Europas.

Zusammengefasst sind die Voraussetzungen für den Einsatz von Simulationssoftware durch die vielen Gewichtsbänder im Frachtraten Template und mehreren hundert Relationen vollumfänglich gegeben. Die Ergebnissimulation der Ausschreibung mit mehreren Angeboten wird in Excel kaum noch möglich sein. Selbst wenn man das notwendige Excel-Rüstzeug hat (Formelwissen, etc.) und die Simulation in Excel erstellen kann, so wird man schnell feststellen, dass die Aktualisierung der Simulation bei einer Neuberechnung schnell mehrere Minuten benötigt und sämtliche Rechnerkapazitäten beansprucht.

 Benötigte Ressourcen für Frachtausschreibungen¹

Das Fraunhofer IIS hat in seiner Studie „Frachtausschreibungen in Industrie und Handel“ im Rahmen einer empirischen Studie einige interessante Fakten bezüglich der notwendigen Ressourcen für Frachtausschreibung in Unternehmen veröffentlicht.

In neun von zehn Fällen ist die Fachabteilung Logistik an einer Ausschreibung beteiligt. Dabei wurde von 87 % der befragten Unternehmen angegeben, dass die zeitlichen Aufwendungen einer Ausschreibung durchschnittlich bei ein bis drei Monaten liegen. In diesem Zeitraum arbeiten bis zu drei Mitarbeiter an der Ausschreibung, wobei ein Mitarbeiter in Vollzeit das Projekt hauptamtlich betreut. Bei jedem dritten Unternehmen unterstützt zusätzlich der Einkauf, unabhängig vom Frachtvolumen.

Beim Blick auf den hohen Zeit- und Personalaufwand, ist die folgende Aussage umso erstaunlicher: Nur 46 % der befragten Unternehmen nutzen eine Ausschreibungsplattform für die Durchführung ihrer Frachtausschreibungen. Aus dieser Zahl kann abgeleitet werden, dass in gleichem Umfang die Auswertung von Frachtausschreibungen nicht durch Simulationssoftware technisch unterstützt wird.

Einsatz von eRFQ Technologie zur Simulation von Ergebnisszenarien

Der Vollständigkeit halber finden Sie nachfolgend, noch einmal die generellen Vorteile bei der Nutzung einer Ausschreibungsplattform:

• Zugang zu einer hohen Anzahl verfügbarer Dienstleister (meist > 10.000 Spediteure)
• spezifische Suche nach Dienstleistern die gewisse Anforderungskriterien erfüllen
• zentrale Administration von Dokumenten, Milestones und Kommunikation mit Dienstleistern
• hoher Grad an Standardisierung der Angebote

Die verbreitetsten Ausschreibungsplattformen bei den Umfrageteilnehmern sind Ticontract und TimoCom eBid mit durchschnittlichen Nutzungsraten von 67 %, bzw. 17 %.² Beide Tools haben von Haus aus die Möglichkeit Ergebnissimulationen auf Basis der erhaltenen Angebote vorzunehmen.

Rekapitulieren wir noch einmal die folgenden Aussagen:

• nur rund 50 % der Unternehmen nutzen eRFQ Technologie
• erfahrungsgemäß entfallen 25 % bis 30 % Zeitanteil auf die Auswertung einer Ausschreibung

Daraus lässt sich ableiten, dass besonders bei der Auswertung von Frachtausschreibungen Potenzial vorhanden ist, Zeit- und Personalaufwendungen durch technische Unterstützung zu reduzieren. Die Auswertungstools am Markt sind standardmäßig so „state-of-the-art“, dass sie einmal auf die Anforderungen und den Aufbau des Frachtraten Templates konfiguriert, vollautomatisch verschiedene Ergebnisszenarien berechnen können. Häufig verwendete Szenarien sind zum Beispiel:

• Cherry Picking pro Transport vs. günstigster Anbieter pro Land oder PLZ-Gebiet
• Szenario mit zwei oder drei Anbietern mit den günstigsten Preisen pro Land oder PLZ-Gebiet
• Szenario mit unterschiedlichen Dienstleistern für Sammelgut, LTL und FTL

Integration von Netzwerkoptimierungsaspekten in Ausschreibungen

Der abschließende Abschnitt des Artikels soll Ihnen als Inspiration dienen. Die Voraussetzung für die Berechenbarkeit solcher Szenarien ist der Einsatz von Simulationssoftware. Bei Erfüllung gewisser Kriterien bieten Frachtausschreibung die Möglichkeit Preise für Relationen einzuholen, die aktuell nicht vorhanden sind. Durch diese Preise können alternative Szenarien simuliert werden mit dem Ziel das logistische Netzwerk kosten- und kilometerseitig zu optimieren.

Grundsätzlich gilt die folgende Prämisse in logistischen Netzwerken: Bei der Minimierung der Gesamtkilometer in einem logistischen Netzwerk reduzieren sich auch die Transportkosten.

Das ganze praktisch dargestellt an einem fiktiven Beispiel:
Ein Hersteller von Pumpen hat ein Lager in Bordeaux in Südfrankreich und ein weiteres Lager in der Nähe von Madrid in Spanien. Die Endkunden in Nordspanien werden von Madrid aus beliefert, obwohl eine Zustellung von Bordeaux aus kilometermäßig idealer ist. Die Frachtausschreibung beinhaltet Preisanfragen für die Belieferung der nordspanischen Endkunden sowohl von Madrid aus, als auch von Bordeaux aus. Neben dem Ist-Szenario kann ein weiteres Szenario simuliert werden, in dem geprüft wird ob die Gesamtfrachtkosten reduziert werden können, wenn Bordeaux Nordspanien beliefert.

Weisen alternative Szenarien potentielle Kosteneinsparung aus, muss überprüft werden inwiefern die Umsetzung im operativen Geschäft durchführbar ist und ob potentielle Einsparungen zu realen Einsparungen werden können.

Ein konkretes Fallbeispiel für ein solches Projekt, in dem das logistische Netzwerk und die Frachtkosten optimiert wurden, finden Sie hier.

¹ Fraunhofer IIS, Frachtausschreibungen in Industrie und Handel
² Fraunhofer IIS, Frachtausschreibungen in Industrie und Handel

Die fr8control GmbH verfolgt und informiert über alle wichtigen Entwicklungen und Trends rund um die Themen Frachtkosten und Logistik. Wir sind DER Frachtkostenoptimierer für den Mittelstand und unterstützen unsere Kunden aus Industrie und Handel bei der Senkung ihrer Logistik- und Frachtkosten um bis zu 15 %. Buchen Sie Ihr kostenloses Strategiegespräch.